Informationen für die Verwaltung

Aktenabgabe

Unterlagen aus der Verwaltung der Bergischen Universität Wuppertal sind grundsätzlich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an der aktenproduzierenden Stelle dem Universitätsarchiv anzubieten. Hinweise zu den Aufbewahrungsfristen finden sich in den „Richtlinien zur Aufbewahrung, Anbietung zur Übernahme durch das Universitätsarchiv sowie zur Archivierung von Akten und anderen Unterlagen der Bergischen Universität Wuppertal vom 11.05.2018“, BUW, Amtliche Mitteilungen Nr. 24/2018. Auch Unterlagen, bzw. Daten, die nach der DSGVO vernichtet werden müssen, sind anbietungspflichtig, denn Archivierung ist ebenfalls eine Form der Löschung.

Wenn also die Aufbewahrungsfrist Ihrer Akten abgelaufen ist, auf jeden Fall jedoch vor Aufräum- und Wegwerfaktionen, sollten Sie mit dem Universitätsarchiv Kontakt aufnehmen und Ihre Unterlagen zur Übernahme anbieten. Sie können auch gerne einen Termin vereinbaren, wenn Unklarheiten bestehen, welche Unterlagen denn nun archivwürdig sind.

Hilfreich für uns ist in jedem Fall eine Übersicht der anzubietenden Unterlagen. Diese sollte neben Angaben zur abgebenden Stelle und einer Ansprechperson (mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse) auf jeden Fall folgende Informationen enthalten:

• die laufende Nummer der Akte,
• einen Kurztitel (z.B. die Rückenbeschriftung des Aktenordners),
• die Laufzeit (Jahr des ältesten und Jahr des jüngsten Schriftstücks) sowie
• gegebenenfalls ein Aktenzeichen.  

Sie können gerne auch einfach unsere Abgabeliste (als Word-Dokument oder in Tabellenform) nutzen.

Als abgebende Stelle können Sie jederzeit Ihre Unterlagen im Universitätsarchiv für dienstliche Zwecke ohne Rücksicht auf Schutzfristen wieder einsehen. Dies gilt nicht, wenn die Unterlagen aufgrund besonderer Rechtsvorschriften hätten gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen. Hier greifen die generellen Bestimmungen zu Schutzfristen (siehe §7 Abs. 1 ArchivG NRW): Dreißig Jahre seit Entstehung der Unterlagen und bei personenbezogenem Archivgut zehn Jahre nach Tod der betroffenen Person.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an das Team des Universitätsarchivs:

Archiv(at)uni-wuppertal.de

Tel. 0202 – 439-1971/1972

Nachhaltigkeit

Im Archiv fallen regelmäßig Büromaterialien, wie Heftstreifen, diverse Ordner und Hängemappen sowie Klarsichthüllen, an, die gerne per Mail an archiv(at)uni-wuppertal.de angefragt werden können.